預約防「甩底」全攻略：訂金金額、取消條款與轉數快 (FPS)／PayMe 收訂金實務
服務時段珍貴，清楚的訂金與改期流程可以幫助客人確認行程。本文分享訂金金額、條款範本，以及用店舖自己的轉數快 (FPS)／PayMe 收款、由同事核對入帳的實務流程。
在香港經營美甲工作室、美容院、物理治療或私教健身，店主都會遇過這種情況：預約時間已過，客人仍未到場，WhatsApp 也未有回覆。
這就是俗稱的「放飛機」或「甩底」（No-show）。
較長的美甲、染髮或治療預約一旦臨時空出，店舖通常很難即時安排另一位客人，技師、房間和器材的時間也未能善用。
一個常見做法，是收取小額預約訂金 (Deposit)，配合清楚的取消及改期守則，讓客人在確認時段前先了解雙方安排。
開店常見疑慮：收訂金會唔會嚇走客人？
很多店主猶豫不決的原因是：「隔籬舖都唔收訂金，我收會唔會搞到冇客？」
客人是否接受訂金，往往取決於金額是否合理、用途是否清楚，以及改期安排是否公平：
- 說明訂金用途： 寫清楚訂金會在當日消費中扣減，客人就知道這不是額外收費。
- 按服務價值設定合理金額： 時間較短的服務可用較低訂金，耗時較長、需要預留房間或器材的服務則可相應調整。
- 預約前展示完整守則： 讓客人在付款前看到改期、取消和惡劣天氣安排，建立一致而專業的預約體驗。
訂金金額該設多少？按服務時間與價值調整
訂金的目的在於「建立履約承諾」，而非賺取違約金。金額太高會增加心理門檻，太低則失去約束力。以下示例只作參考，請按你的價目調整：
| 服務行業類別 | 服務價錢例子 | 訂金例子 | 設定思路 |
|---|---|---|---|
| 單色 / 基礎美甲、美睫 | HK$300 – $500 | HK$100 | 低門檻，足以覆蓋技師基本準備時間 |
| 複雜彩繪美甲 / 染燙髮型 | HK$800 – $1,500 | HK$200 – $300 | 服務耗時 2-3 小時，需較高違約防線 |
| 美容護理 / 水療 SPA | HK$600 – $1,200 | HK$200 | 鎖定房間與指定美容師排更 (Roster) |
| 物理治療 / 運動創傷評估 | HK$800 – $1,300 | HK$300 (或首節全額) | 專業時段珍貴，可要求 24 小時前改期 |
行業細節可再看美甲及美睫工作室預約流程或物理治療與私教工作室的預約管理。
如何用轉數快 (FPS) 與 PayMe 收訂金？
在香港，不少客人未必想為幾百元的預約輸入信用卡資料，較習慣用轉數快 (FPS) 或 PayMe 過數。難處在於付款、時段和對數有冇連埋一齊。
只靠 WhatsApp 收訂金的弊端
- 客人在 WhatsApp 詢問空檔。
- 店主回覆「星期三 3 點有位，請 PayMe $100 訂金去 9123XXXX」。
- 客人隔了 4 小時才入數，此時該時段已經被另一位客人問走。
- 店主要在銀行 App 與 WhatsApp 截圖之間來回對數，極易混亂。
用預約連結收訂金：付款仍由你核對
較穩陣的做法，是讓客人先在網上揀時段，付款資料跟住預約。以 Kalendars 為例：
- 客人在你的預約頁揀服務、時段及指定同事。
- 如你開啟轉數快或 PayMe 並要求訂金，頁面會顯示訂金金額和店舖自己的轉數快 ID／電話號碼或 PayMe 連結；系統會暫時保留時段 15 分鐘。
- 客人用自己的銀行或 PayMe App 付款，再提交轉帳參考編號；如有需要，也可附上收據。
- 同事核對入帳後按接受，預約才會 確認；對不上就按拒絕並聯絡客人。付款參考會記在預約上，唔使再翻 WhatsApp 截圖。
訂金直接入店舖自己的帳戶，每筆由同事核對確認，時段和付款紀錄亦一目了然。
無論用哪種方法，都可以把「核對訂金」加入每日營運清單，由指定同事負責。
配合我們的 10 套預約訊息範本，你能以禮貌清楚的方式通知付款及確認預約。
公平清晰的取消與改期條款範本
一份好的訂金政策應公平清楚，並在預約前向客人展示。以下範本可作起點，再按店舖實際安排、服務性質及退款政策修改：
【預約訂金與改期須知範本】
- 訂金確認： 預約需支付 HK$100 訂金以保留時段，訂金將於當日服務結算時全數扣除。
- 改期安排： 如需改期，請於預約時間前至少 24 小時經 WhatsApp 或預約連結提出，訂金可全數保留並順延一次（須於 30 天內完成消費）。
- 臨時取消與遲到：
- 預約前 24 小時內臨時取消，或當天無故缺席（甩底），訂金將不予退還，以補償技師已預留之時段開支。
- 如遲到超過 15 分鐘，為保障下一位客人權益，本店或需縮短或取消當次療程，敬請體諒。
- 惡劣天氣： 如遇八號烈風信號或黑色暴雨警告，所有受影響之預約可無條件全額改期或退款。
Kalendars 可設定最短預約通知、取消期限和改期次數上限，配合上面的須知使用。
用 WhatsApp 預約訊息草稿跟進
收取訂金後，再配合清楚的 訊息跟進，客人會更容易掌握時間、地址及改期安排。你可以按店舖流程，在合適時間由同事發送：
- 確認預約後： 發送確認訊息，列明日期、時間、店舖詳細地址及 Google 地圖連結。
- 接近預約日期： 按你的取消政策發送溫馨提醒，並列明最遲改期時間。
- 有需要時： 補充到達指引與門鐘密碼等資料。
Kalendars 可以按預約資料準備 WhatsApp 確認或提醒訊息草稿，同事檢查內容後，在合適時間親自發送並標示已發送，方便團隊掌握跟進進度。
總結
一套好用的訂金流程，重點不是增加客人的付款壓力，而是讓雙方清楚知道時段如何保留、款項由誰核對，以及需要改期時怎樣處理。把「合理訂金＋清楚條款＋同事核對＋WhatsApp 跟進」變成固定流程，店舖就能更有秩序地管理預約。
想了解更多系統選擇細節，可閱讀 香港網上預約系統比較。準備把 FPS／PayMe 訂金、預約資料與團隊核對放在同一個流程？申請開通 Kalendars。
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