WhatsApp 預約提醒點安排？香港小店防甩底流程與 5 套訊息範本

WhatsApp 預約提醒應在店舖已公布的改期或取消期限之前發出，讓客人仍有時間回覆或改期。店舖亦要記錄由誰發送、客人如何回覆，以及下一步由誰跟進，避免漏發或重複通知。

星期六下午三時有一個兩小時預約。到星期五晚上，同事才想起要發 WhatsApp 提醒；客人看到後說行程有變，但店舖規定的 24 小時改期期限早已過了。

這時最難處理的，往往不是「有沒有提醒」，而是提醒發得太遲。客人沒有足夠時間按店舖規則改期，店員亦要臨時判斷是否酌情處理。另一種常見情況，是早更以為夜更已發，夜更又以為早更會處理，最後誰也沒有跟進。

預約提醒不是一句訊息，而是一套由確認、提醒、回覆到交更的流程。以下做法適合以 WhatsApp 跟客人溝通的香港 Salon、Barbershop、美甲美睫工作室、美容院、物理治療及私教工作室。文中的時間和條款都是流程示例，請按店舖實際服務時間、人手及已向客人公布的政策調整。

先定三件事，再寫提醒訊息

提醒訊息要有用，店舖要先統一三項資料：

1. 甚麼狀態才算預約確認： 例如店員已接受預約，或需要訂金的預約已由店員核對入帳並確認。仍在等候付款或審核的時段，不應寫成「預約已確認」。
2. 最遲何時可以改期或取消： 由店舖按服務性質決定，並在客人預約前清楚展示。提醒只重述已公布的安排，不應臨時加入新條款。
3. 客人應該怎樣聯絡： 寫明是回覆 WhatsApp、致電店舖，還是用指定方式提出。不要只寫「如有變動請通知」，卻沒有告訴客人下一步。

如店舖會收訂金，可另看預約防甩底：轉數快／PayMe 訂金流程。訂金、取消期限和遲到安排都是店舖政策；應在客人確認預約前說明，並由負責同事按同一標準處理。

WhatsApp 預約提醒應該幾時發？先看取消期限

沒有一個時間適合所有行業。兩小時的染髮、一小時的物理治療和 30 分鐘剪髮，店舖承受的空檔和補位難度都不同。比較實用的原則是：主要提醒要早於取消或改期期限發出，讓客人仍有時間按規則處理。

以下是一個示例，不代表經證實的最佳發送時間：

• 客人預約星期六下午 3 時。
• 店舖已公布須在 24 小時前提出改期，即截止時間為星期五下午 3 時。
• 店舖可考慮在星期四下午 3 時發主要提醒，讓客人有一天時間查看行程並在截止前回覆。
• 如客人沒有回覆，可按店舖人手在星期五較早時間再跟進一次；不要因為訊息未讀或沒有回覆，就自行當作取消。
• 星期六早上如有需要，可補發地址、入口或到達指引，但不應到這一步才第一次提醒預約。

這個安排的重點不是「48 小時一定最好」，而是先由店舖定下期限，再倒推一個合理的提醒時間。試行後再按客人的實際回覆情況調整。

如何安排 WhatsApp 預約提醒交更？

只靠某位同事記得，忙起來就容易漏發。可將提醒加入每日營運清單，每個更次指定一位負責人，逐項處理未來兩至三天的預約。

一張簡單的交更清單可包括：

• 預約日期、時間、服務和負責同事；
• 預約目前是否已確認；
• 改期或取消截止時間；
• 提醒由誰在何時發出；
• 客人回覆：確認出席、要求改期、尚未回覆；
• 下一步、負責人和跟進期限。

交更時只記「已 WhatsApp」並不足夠。下一更需要知道訊息內容屬於確認、提醒還是改期，以及客人有沒有提出需要處理的要求。同樣地，「尚未回覆」只代表要按店舖流程跟進，不代表客人已取消。

如使用 Kalendars，系統可按預約資料準備 WhatsApp 訊息草稿；同事仍要檢查內容、親自在 WhatsApp 發送，再標示已發送。這不是自動排程或自動傳送功能。團隊仍要在自己的營運清單中決定何時提醒、由誰處理回覆。

5 套可修改的 WhatsApp 預約提醒訊息範本

將方括號內的內容換成店舖資料，並刪除不適用的句子。WhatsApp Business 的「快速回覆」可把經常使用的訊息存成捷徑，方便同事叫出後檢查及修改再發送；這項用途可參考 WhatsApp Business 官方功能說明。

範本一：預約確認

你好 [客人姓名]，你的預約已確認：

日期及時間：[日期、時間]
服務：[服務名稱]
負責同事：[姓名，如適用]
地址：[完整地址]

如需更改，請在 [截止日期、時間] 前回覆這個 WhatsApp。我們會在預約前再發一次提醒，謝謝。

範本二：取消期限前的主要提醒

你好 [客人姓名]，提提你已預約 [店名]：

日期及時間：[日期、時間]
服務：[服務名稱]
地址：[完整地址]

如行程有變，請在 [截止日期、時間] 前回覆，我們會按已公布的改期／取消安排協助你。行程不變的話，也可以回覆「確認」，謝謝。

範本三：客人尚未回覆時再跟進

你好 [客人姓名]，我們早前發了 [日期、時間] 預約的提醒，暫時未收到回覆。

預約目前仍按原定安排保留。如行程有變，請在 [截止日期、時間] 前通知我們；如會依時到達，回覆「確認」便可以。謝謝。

這段訊息明確保留原預約，避免同事把「沒有回覆」誤當成客人取消。

範本四：收到改期要求，但新時段尚未確認

收到你的改期要求。我們正在查看 [客人提出的新日期／時段]，新時段仍未確認。

請等我們回覆「新預約已確認」後，才按新時間到店。我們會在 [預計回覆時間] 前再聯絡你。

店員找到可用的人手、房間或器材，並完成店舖既定的改期程序後，再另發新預約確認。不要只回覆「收到」便讓雙方各自理解成不同時間。

範本五：預約當日的遲到跟進

你好 [客人姓名]，你今天 [時間] 的預約已到時間，我們暫時未見到你。

請回覆目前情況或預計到達時間。我們會按預約前已公布的遲到安排，確認今天能否完成原定服務或需要另作安排。

不要在範本中自行填上「遲到 10 分鐘自動取消」等未有預先公布的規則。店舖如設遲到期限，應在預約前和確認訊息中說清楚。

更多查詢、地址、到店和服務後跟進句式，可參考十套 WhatsApp 預約連結訊息範本。本文的重點則是提醒何時發、由誰發，以及回覆怎樣交接。

每日五項提醒清單

開舖或交更時，用一分鐘逐項檢查：

• 未來兩至三天有哪些已確認預約？
• 哪些預約快到店舖已公布的改期／取消期限？
• 每個提醒由哪位同事在何時發出？
• 客人的回覆是否已記下，下一步是否有負責人？
• 改期後的新時段是否已正式確認並通知客人？

如服務牽涉指定員工、房間或器材，改期前亦要一併確認資源可用。相關排期例子可看美甲美睫工作室預約流程及Salon 與 Barbershop 排期指南。

怎樣知道流程有沒有改善？

先用一致方式記錄，才有得比較。店舖可每四星期查看一次：

1. 已確認、在該段期間到達預約時間，而且當時仍未取消或改期的預約次數；
2. 當中按店舖同一定義屬於無故缺席的次數；
3. 提醒是否按流程發出，以及客人曾否在期限前提出改期。

如一個預約已改到新日期，原來時段記為「已改期」，不放入無故缺席比例；到新日期時才把新時段計算一次。這樣可避免同一個預約因改期而在分母重複出現。店舖如要觀察逾期取消，可另行記錄，不要一時把它算作無故缺席、一時又排除。

簡單的無故缺席比例可寫成：

該期間無故缺席次數 ÷ 該期間已確認、已到預約時間並仍未取消或改期的預約次數 × 100%

比較前後時要沿用同一個分母和同一套「無故缺席」定義，也要記下同期有沒有同時改動訂金、取消政策或營業安排。這樣只能幫助店舖觀察自己的流程，不能單憑比例變化斷定是某一則提醒造成結果。

常見問題

客人沒有回覆提醒，可以把時段讓給其他人嗎？

不應只因未讀或沒有回覆便自行取消。先按客人預約時已接受的店舖政策處理；如果政策要求客人再次確認，也要預先寫清楚確認期限、聯絡方法和逾期安排。

應該發一次還是兩次提醒？

視乎服務時間、取消期限和店舖人手。可以先試行「期限前主要提醒＋有需要才跟進」的簡單流程，記錄四星期後再調整。不要為了增加次數而在短時間內重複轟炸客人。

Kalendars 會自動發 WhatsApp 提醒嗎？

不會。Kalendars 可按預約資料準備訊息草稿，由同事檢查、親自在 WhatsApp 發送並標示已發送。提醒時間、回覆處理和交更仍由店舖安排。

由一個可交更的流程開始

先揀一個服務類別，定清楚改期期限，再用上面的清單試行四星期。提醒要讓客人有時間採取行動，也要讓下一更同事知道發過甚麼、客人回覆甚麼、下一步由誰負責。

想了解 Kalendars 如何把預約資料、人員與設施排期，以及由同事發送的 WhatsApp 訊息草稿放在同一個營運流程，可先瀏覽 Kalendars 網上預約系統，再提交開通查詢。提交表格只代表查詢開通安排，不會即時建立或啟用方案。